Artykuł ten jest pierwszym z serii opisującej zawartość normy FM, normy pod numerem PN-EN 15221. Europejski Komitet Normalizacyjny (Comité Européen de Normalisation − CEN) pracował nad tą normą przez ponad dziesięć lat. Pod koniec 2012 roku została opublikowana ostania, siódma część tej normy. Polski Komitet Normalizacyjny (PKN), który jest pełnoprawnym członkiem CEN, wprowadzał sukcesywnie poszczególne części normy do polskiego systemu norm. I w ten sposób mamy na naszym rynku całą zawartość normy Facility Management. W dzisiejszym artykule skupimy się na pierwszej części tej normy, PN-EN 15221-1, Facility Management Część 1 – Terminy i definicje.
Jak można wywnioskować z tytułu tej części, jest ona poświęcona terminom i definicjom z obszaru Facility Management. Najważniejsza z tych definicji, to ta dotycząca samego Facility Management. Jest to już pojęcie znane na polskim rynku usług. Jednak jak trudny jest jego przekład na język polski świadczy fakt, że używa się go właśnie w oryginalnej, nieprzetłumaczonej formie. Jeszcze trudniejsze jest zdefiniowanie znaczenia tego pojęcia. Nawet w krajach, w których koncepcja Facility Management jest stosowana od wielu już lat, istnieją różnice w rozumieniu, interpretacji i stosowaniu tego pojęcia. Również w Polsce, gdzie na rynku usług spotykamy się z firmami pochodzącymi z różnych krajów, pojęcia i definicje związane z tym obszarem nie są jednolite i spójne. Inaczej definiują Facility Management firmy o francuskich korzeniach, inaczej te z niemieckim rodowodem. Natomiast norma FM definiuje to pojęcie bardzo jasno:
„Facility Management to integracja procesów w ramach organizacji, mająca na celu świadczenie i rozwój uzgodnionych usług, które wspierają i podnoszą efektywność podstawowej działalności organizacji".
Stosując znane powiedzenie, że ...jeden obraz wart więcej niż tysiąc słów... zobaczmy, jak tę definicję można narysować.
Definicja i zakres Facility Management
żródło: opracowanie własne
Można tu dostrzec działalność podstawową, która wspierana jest usługami pomocniczymi. Część z nich to właśnie usługi Facility Management. Norma pozostawia dowolność w określeniu tego obszaru. To każda organizacja ustala podział pomiędzy działalnością podstawową i usługami pomocniczymi. Zależy to oczywiście od działalności podstawowej, czyli od tego jaki jest core business danej organizacji. Podobnie jak i zakres tych usług i sposób ich realizacji − czy to za pomocą wewnętrznych zasobów, czy też w oparciu o zewnętrznego dostawcę. Takie graficzne przedstawienie pojęcia Facility Management, czyli działalność podstawowa wspierana przez usługi pomocnicze, posłużyło naszej firmie do stworzenia oryginalnego logo
Drugim, równie ważnym pojęciem, które wprowadza ta norma jest model Facility Management. Model Facility Management w ramowy sposób opisuje jak Facility Management wspiera podstawową działalność. Przedstawia relacje między zapotrzebowaniem czyli popytem na usługi FM, a podażą czyli ofertą dostawy tych usług. Wsparcie działalności podstawowej usługami pomocniczymi będzie najbardziej efektywne, kiedy Facility Management będzie w sposób ciągły zsynchronizowane z misją i z celami organizacji. Model opisuje więc wzajemne oddziaływania dostawcy i odbiorcy usług nie tylko na poziomie operacyjnym, ale również na poziomie taktycznym oraz strategicznym. Odnajdujemy w nim również definicje SLA, czyli umów określających poziom usług oraz odpowiadające im KPI, czyli kluczowe wskaźniki efektywności pozwalające „zmierzyć" dostarczane usługi.
Model Facility Management
źródło: opracowanie własne
Na podkreślenia zasługuje fakt, że Facility Management, czyli zintegrowane zarządzanie dostarczanymi usługami, odbywa się na wszystkich poziomach działalności organizacji (strategicznym, taktycznym i operacyjnym). Jest to cech bardzo istotna i to ona właśnie odróżnia ten system od świadczenia pojedynczych usług pomocniczych.
W tej pierwszej części normy odnajdziemy również opis zakresu Facility Management. Usługi w tym obszarze podzielone są na dwa obszary. Pierwszy związany jest z pozyskaniem i zagospodarowaniem powierzchni oraz infrastrukturą. Wychodząc z założenia, że do prowadzenia każdej działalności potrzebne jest miejsce, usługi Facility Management w tym obszarze dotyczą właśnie obsługi tego miejsca. Poczynając od „zdobycia" takiego miejsca poprzez jego infrastrukturę techniczną, otoczenie, media, zagospodarowanie miejsc pracy, aż do jego utrzymania np. poprzez sprzątanie. Drugi obszar usług to ten dotyczący ludzi i organizacji pracujących w tym obsłużonym już miejscu. Tutaj znajdą się usługi dotyczące bezpieczeństwa i komfortu pracy, wsparcia logistycznego, administracyjnego czy informatycznego. Bardziej szczegółowy opis zakresu Facility Management odnajdziemy w czwartej części normy dotyczącej klasyfikacji Facility Management, ale podobnie jak w przypadku definicji, tak i tutaj norma pozostawia dowolność w określeniu zakresu usług Facility Management.
W kolejnych artykułach będziemy omawiać kolejne części tej jakże istotnej dla rynku FM normy.
Informacje zawarte w tym artykule zostały wykorzystane przy opracowaniu rozdziału 2.4. "Facility Management w obiektach handlowych" ksiązki pod redakcją Iwony Foryś pt. "Zarządzanie nieruchomościami handlowymi". Zbigniew Mazurek jest jednym ze współautorów tej książki. Ksiązka ukazała się nakładem wydawnictwa POLTEXT na początku 2014 roku.
