Jest bardzo prawdopodobne, że będziemy musieli nauczyć się żyć i pracować z COVID-19. Ale jak to zrobić? Jaka jest rola Facility Management w organizacji pracy w innych niż do tej pory warunkach?
Zapewne wpłynie to na zakres i sposób realizacji usług Facility Management. Pewne wskazówki opracowane przez specjalistów od poszczególnych obszarów lub przez duże organizacje zarządzające nieruchomościami już zaczynają się ukazywać. Spróbujmy spojrzeć na najbliższą przyszłość z punktu widzenia szeroko rozumianego Facility Management.
ORGANIZACJA I ZARZĄDZANIE
Zacznijmy od początku, czyli od organizacji i zarządzania. Jeśli zgadzamy się, że Facility Management powinien wspierać działalność podstawową i poprawiać jakość życia ludzi, to oczywistym będzie udział FM we wszystkich dyskusjach dotyczących wpływu epidemii COVID-19 na działalność podstawową. Być może zrewidowane zostaną cele strategiczne, a prawie na pewno, ustalane na poziomie taktycznym, sposoby ich realizacji. A to już ma wpływ na działalność Facility Management. Począwszy od Zarządzania ryzykiem poprzez Zarządzanie kryzysowe i Zarządzanie ciągłością działania aż do nowej organizacji miejsc pracy, czyli Space Management, wszędzie tam powinien znaleźć się specjalista od usług Facility Management.
Ilu pracowników wróci do tradycyjnych miejsc pracy, a ilu pozostanie w domach, pracując zdalnie? W jaki sposób należy wprowadzić wszystkie reguły sanitarne, w tym zasady dystansowania? Być może należałoby:
- rozłożyć w czasie godziny rozpoczynania pracy, aby nie dopuścić do dużych skupisk pracowników w hallu wejściowym
- odseparować drogi komunikacyjne wewnątrz budynków, aby uniknąć krzyżowania się wchodzących i wychodzących
- zreorganizować pomieszczenia i miejsca pracy, zapewniając odpowiednie odległości pomiędzy stanowiskami pracy
- przewidzieć dodatkowe szkolenia w zakresie nowych procedur i wdrożenia zdrowych nawyków
- dodać odpowiednie oznakowanie i tablice informacyjne przypominające o nowych procedurach
Powyższe działania mają bezpośredni związek z usługami Facility Management i powinny być uzgadniane i koordynowane z przedstawicielami tych usług. Facility Management to przede wszystkim zarządzanie i organizacja, a dopiero potem usługa sprzątania czy konserwatora budynku.
USŁUGI PORZĄDKOWE
Wydaje się, że COVID-19 najbardziej dotyka tę część działalności Facility Management, a jej ważnym elementem są specjalistyczne usługi DDD, gdzie pierwsze D oznacza dezynfekcję. Codzienne i częste dezynfekcja i odkażanie dotyczyć będą wszystkich uchwytów, poręczy, klamek, przycisków, wyłączników, również powierzchni pracy, klawiatur, telefonów stacjonarnych, … Dezynfekcja może również dotyczyć całych pomieszczeń, wydzielonych części lub całego budynku. W zależności od potrzeb mogą być stosowane różne środki i metody (alkohol, nadtlenek wodoru, ozonowanie, zamgławianie ULV).
Codzienne usługi porządkowe powinny być dostosowane do nowych sytuacji. Częściej będą używane bezdotykowe dystrybutory materiałów higienicznych i dezynfekcyjnych oraz baterie umywalkowe. Może trzeba będzie zastosować inne sposoby suszenia rąk po umyciu. A metody usuwania odpadów, wśród których mogą się znaleźć maseczki czy rękawiczki, powinny być zbliżone do metod stosowanych w środowiskach medycznych.
OBSŁUGA TECHNICZNA
Ukazało się już wiele wskazówek dotyczących zasad obsługi technicznej instalacji klimatyzacji i wentylacji. Można je znaleźć np. na stronach REHVA - Federation of European Heating, Ventilation and Air Conditioning Associations lub ASHRAE - American Society of Heating, Refrigerating and Air-Conditioning Engineers. Właściwe użytkowanie i właściwa obsługa tych instalacji mogą pomóc w utrzymaniu zdrowego środowiska pracy. Również najzwyklejsze, częste wietrzenie pomieszczeń poprzez otwieranie okien tam, gdzie to możliwe, jest zalecane.
Oto kilka wybranych wskazówek dla instalacji wentylacji:
- należy zapewnić skuteczną wymianę powietrza poprzez wyłączenie rekuperacji i recyrkulacji (100% wywiewu) dbając o odpowiedni nawiew – budynek powinien być pod lekkim nadciśnieniem w stosunku do zewnątrz
- wentylacja powinna być uruchomiona w całości na kilka godzin przed rozpoczęciem pracy i przestawiona w minimalny reżim kilka godzin po zakończeniu pracy, nie powinna być zatrzymywana w nocy i dni wolne
- zaleca się, aby wentylacja toalet pracowała cały czas w całości – pomieszczenia toalet powinny być pod niewielkim podciśnieniem w stosunku do pozostałych części budynku
I kilka rad dla klimatyzacji:
- należy utrzymywać zwykłe nastawy temperatury i wilgotności, nie dopuszczając do obniżenia wilgotności
- wymieniać filtry zgodnie z zaleceniami, a filtry wysokiej wydajności (HEPA) stosować raczej w indywidualnych, rozmieszczonych miejscowo oczyszczaczach powietrza
Odpowiednie ustawienie takich parametrów będzie zależało od przestawienia systemów BMS i wykorzystania na nowo algorytmów samo uczących się (można o tym poczytać w artykule System BMS).
Obsługa techniczna to nie tylko wentylacja i klimatyzacja. To również wykorzystanie bezdotykowej obsługi oświetlenia czy przywoływania wind. To również zastosowanie czujników i wyświetlaczy zajętości pomieszczeń, np. toalet.
Sporo z tych rozwiązań opartych jest na wykorzystaniu nowych technologii. Znakomita okazja do pokazania, że PropTech potrafi szybko dostosować się do nowej rzeczywistości.
OCHRONA
Dla usługi ochrony jest to również duże wyzwanie wynikające z potrzeby dostosowania procedur operacyjnych do nowych warunków.
Być może trzeba będzie zrewidować metody ochrony obiektu, a szczególnie te, dotyczące kontroli dostępu. W przypadku zastosowania bezdotykowego pomiaru temperatury osób wchodzących konieczne będzie przebudowanie strefy wejściowej i dodatkowe przeszkolenie pracowników ochrony w zależności od wybranej metody pomiaru (śluza ze stacjonarną kamerą termowizyjną lub przenośne kamery do pomiaru indywidualnego).
Trzeba będzie rozszerzyć procedury powiadamiania i przewidzieć odpowiednie miejsce do izolacji osób, u których wykryto podwyższoną temperaturę.
RECEPCJA
Recepcja to kolejny newralgiczny punkt na mapie dostosowania Facility Management do COVID-19. W normalnych warunkach był to punkt styku świata zewnętrznego i wewnętrznego. Teraz będziemy musieli te dwa światy odizolować poprzez zastosowanie nowych rozwiązań proceduralnych oraz operacyjnych. Do tych pierwszych należeć będą:
- nowe reguły przyjmowanie gości, czyli ograniczenie wizyt do tych niezbędnych, a jeśli już, to przyjmowanie tylko zapowiedzianych i potwierdzonych gości
- nowe reguły przyjmowania przesyłek listowych i kurierskich
Rozwiązanie operacyjne to między innymi:
- punkty wydawania maseczek i rękawiczek (dla gości oraz dla pracowników)
- punkty do bezdotykowej dezynfekcji
- organizacja bezdotykowej księgi gości i bezdotykowego wydawania identyfikatorów
Część tych rozwiązań, podobnie jak w obsłudze technicznej, oparta jest na zastosowaniu nowoczesnych technologii.
GASTRONOMIA
A co z gastronomią? Czy będziemy mogli porozmawiać przy wspólnym obiedzie, zrobić sobie wspólną przerwę kawową? Czy raczej nie.
Zalecane jest ograniczenie użytkowania lub zamknięcie kącików kuchennych i kącików kawiarnianych. Dystrybutory wody powinny być zastąpione wodą butelkowaną, a pracownicy zachęcani do przynoszenia własnych napoi. Wspólne spożywanie posiłków będzie raczej wykluczone i zamienione na spożywanie posiłków bezpośrednio w miejscu pracy.
DLA WSZYSTKICH USŁUG FM
Czeka nas niezbędne wprowadzenie zmian we wszystkich usługach FM:
- praca w systemie zmianowym albo częściowo poza godzinami pracy użytkowników budynków
- zastosowanie środków ochrony (maseczki, przyłbice, rękawiczki, kombinezony, ...)
Nowa sytuacja wymaga wielu zmian i dodatkowych kosztów, ale jeśli taka jest cena za powrót do pracy, to może warto ją zapłacić.
