Zanim przejdziemy do dokładniejszych definicji benchmarkingu, odpowiedzmy sobie na pytanie: co to jest benchmarking?
Benchmarking jest jedną ze współczesnych metod zarządzania, która stawia sobie za cel podwyższanie konkurencyjności przedsiębiorstwa.
Historia benchmarkingu rozpoczyna się w połowie ubiegłego wieku. Wtedy to japońscy przedsiębiorcy rozpoczęli poszukiwania sposobów na szybki rozwój po zniszczeniach drugiej wojny światowej. Przedstawiciele japońskich firm wiele podróżowali, przede wszystkim po Stanach Zjednoczonych, porównując swoje działania z działaniami firm amerykańskich. Często cytowanym przykładem jest firma SONY, która jako pierwsza, w 1955 roku, zbudowała radio tranzystorowe oparte na niedawno opatentowanym w Stanach Zjednoczonych tranzystorze. Jednakże za formalny początek tej metody uznaje się dokonania firmy Xerox pod koniec lat siedemdziesiątych XX wieku. Wtedy to przeprowadzono pierwsze dokładne badania porównawcze produktów tej firmy z produktami firm konkurencyjnych, czyli pierwszy formalny benchmarking konkurencyjny. Badania te doprowadziły do bardzo istotnych zmian w założeniach produkcyjnych firmy Xerox, dzięki którym dotychczasowa, nie najlepsza sytuacja firmy, polepszyła się znacząco. Sukces badań benchmarkingowych w obszarze produkcyjnym spowodował rozszerzenia stosowania tej metody na inne działy, takie jak logistyka i dystrybucja. Od tej pory zaczęło pojawiać się coraz więcej opracowań tej metody, zaczęła on również być coraz szerzej stosowana.
Istnieje wiele definicji benchmarkingu. Począwszy od tej powstałej przy okazji prac w firmie Xerox, poprzez kolejne opracowania, aż do definicji zawartej w normie Facility Management z 2012 roku. Wszystkie jednak można podsumować bardzo krótkim stwierdzeniem: benchmarking jest to ciągły proces porównywania się z najlepszymi i uczenia się od nich. Z tej tak szerokiej definicji wynika, że benchmarking może być zastosowany do badań porównawczych wewnątrz jednej firmy, może to być benchmarking konkurencyjny – pomiędzy różnymi firmami z tego samego sektora działalności, a nawet benchmarking międzysektorowy. Benchmarking może obejmować wiele różnych dziedzin działalności, może dotyczyć badań lokalnych, ogólnokrajowych czy też międzynarodowych.
Od kiedy teoria benchmarkingu jest już dokładnie opracowana, istnieją również dobrze opracowane i opisane procesy benchmarkingu, pomagające we wdrożeniu tej metody. I podobnie jak w przypadku definicji, tak i w przypadku procesów, istnieje ich wiele. Różnice wynikają niekiedy ze stopnia szczegółowości poszczególnych faz, czy też ze zwrócenia większej uwagi na jakiś element procesu. Jednakże we wszystkich opisach można spotkać podobną sekwencję poszczególnych faz procesu. Zawsze występują:
- Przygotowanie i planowanie procesu
- Zbieranie i analiza danych
- Porównywanie danych
- Wdrażanie usprawnień
Różni autorzy są również zgodni co do tego, że dwie pierwsze fazy procesu, a więc przygotowanie i zbieranie danych są najbardziej istotne, bo to przecież od jakości tej części procesu zależeć będzie jakość osiągniętych rezultatów. W tych dwóch pierwszych fazach należałoby zwrócić uwagę na definicję metody, wybór partnerów, gwarancje bezpieczeństwa wymienianych danych, analizę i normalizację tych danych, czy też opracowanie raportu końcowego.
W środowisku Property Management i Facility Management metoda benchmarkingu zaczyna stawać się coraz bardziej popularna. Wynika to między innymi z faktu, że duże firmy z tych środowisk są w większości filiami lub oddziałami firm z zachodniej Europy, gdzie metodyka zarządzania jest już na trwałe wpisana w sposób funkcjonowania tych firm. Innym powodem rosnącej popularności benchmarkingu w tych dziedzinach jest opublikowanie w Polsce europejskiej normy dotyczącej Facility Management, w której benchmarking zajmuje istotne miejsce.
Zwykle celem benchmarkingu jest polepszenie efektywności, strategii, procesów, itp. Nie inaczej w obszarze Property i Facility Management. Metoda benchmarkingu może pomóc odnaleźć mocne i słabe strony organizacji, poprawić produktywność, polepszyć wskaźniki finansowe czy też wpłynąć na zmniejszenie kosztów lub zwiększenie satysfakcji klienta. Wiele firm stosuje już tę metodę, zwykle jednak jest to benchmarking wewnętrzny, służący przede wszystkim do oceny szczegółowych wskaźników pomiędzy różnymi obiektami obsługiwanymi przez te firmy, czy też do utworzenia referencyjnej bazy danych, na przykład do szybkiej wyceny. Benchmarking konkurencyjny, czyli taki, który może pomóc w podnoszeniu konkurencyjności, nie jest stosowany. Być może wynika to z niepełnej znajomości metody, z obaw przed ujawnieniem poufnych danych, czy też z trudności w dostępie do porównywalnych danych.
Nie chcemy forsować benchmarkingu konkurencyjnego. Obawy przed ujawnianiem informacji przez uczestników takiego procesu są zrozumiałe, jednak w modelu, który będziemy się starali wprowadzać, oprzemy się o zbieranie danych, których żaden z uczestników procesu nie będzie mógł odnieść do konkretnych firm czy obiektów.
Benchmarking to jedna z metod zarządzania, obok np. Lean Managementu czy Total Quality Managementu. Jej głównym celem jest porównywanie się z najlepszymi i uczenie się od nich. Odniesienie swojej działalności do najlepszych wyników pozwala także przeanalizować konkretne czynniki, które sprawiają, że nasza działalność nie jest tak wydajna czy skuteczna jak wyniki najlepszego podmiotu. Takie referencyjne odniesienie, które pozwala się skupić na parametrach powierzchniowych, ilościowych czy też finansowych, to bogata informacja dla całego środowiska poruszającego się w obszarze nieruchomości komercyjnych. Informacja o tym, jakie mają parametry porównywalne budynki, np. jaka jest powierzchna części wspólnych, ile wynosi powierzchnia parkingów naziemnych i podziemnych. Z tych danych mogliby korzystać oprócz facility i property managerów także projektanci i architekci, inwestorzy czy kluczowi najemcy. Decyzja o przystąpieniu do takiego projektu powinna być przemyślana i podjęta na poziomie strategicznym, tj. na dość wysokim poziomie decyzyjnym. Daje to większe szanse powodzenia całego projektu i umożliwia rzeczywiste odniesienie się do realiów rynkowych. Firmy i organizacje powinny zdawać sprawę z tego, że przystępując do projektu, będą musiały zaangażować część swoich zasobów, jednak w wielu przypadkach już to robią dla swoich wewnętrznych potrzeb. Wystarczy tylko, że umieszczą już posiadane dane w naszym systemie, a ten zwróci im przetworzone i porównywalne dane w formie jasnego raportu.
W kolejnych artykułach będziemy umieszczać konkretne przykłady zastosowania benchmarkingu w obszarach Facility i Property Management. Przybliżymy również zasady pozwalające zagwarantować bezpieczeństwo i poufnośc danych.
