W trzeciej już części omówienia podstawowego oprogramowania w branży Facility Management, zajmiemy się kolejnymi funkcjami jakie oprogramowanie CAFM może spełniać. Przypomnijmy tylko, że w pierwszej części mówiliśmy o podstawowych informacjach, na których oparte jest tego typu oprogramowanie, czyli o opisie miejsca i o opisie organizacji. Do tej bazy dobudowaliśmy kilka funkcji wykonywanych przez specjalistyczne moduły. W drugiej części omówiliśmy „Zarządzanie przeprowadzkami" i „Help Desk". Dodajmy teraz kolejny moduł - „Rezerwacja zasobów". Funkcja ta jest również bardzo często spotykana w oprogramowaniu CAFM. I tutaj również, podobnie jak w przypadku modułu Help Desk, należy zacząć od dokładnego opisu składników tego modułu. Pierwszy i najważniejszy składnik to oczywiście opis zasobów. O jakich zasobach możemy mówić? Najczęściej używanym zasobem w obszarze Facility Management są sale konferencyjne. W obiektach biurowych, a zwłaszcza w siedzibach dużych firm, jest to zasób bardzo często używany i rzadko występujący w nadmiarze. Opisując sale konferencyjne na potrzeby modułu Rezerwacja Zasobów, można również wykorzystać istniejący już interfejs z systemem GIS dla łatwiejszego usytuowania konkretnego zasobu w budynku. Można również uzupełnić opis, dodając zdjęcia sali konferencyjnej w różnych konfiguracjach umeblowania. Ale zasobem mogą być również wszystkie urządzenia przenośne oddane do wspólnego użytkowania, takie jak rzutniki, ekrany, urządzenia nagłaśniające, ... Zasobem mogą być również usługi towarzyszące, na przykład tłumaczenia czy catering. Zasoby takie mogą być ze sobą połączone i rezerwowane tylko w odpowiednich zestawach. Wszystkie te informacje powinny być zawarte w opisie zasobów. Można również tworzyć zupełnie inne kategorie zasobów, na przykład flota samochodów do dyspozycji użytkowników. Informacje opisujące takie zasoby będą miały zupełnie inny charakter, ale powinny w jednoznaczny sposób określić o którym zasobie mówimy. Kolejnym składnikiem modułu Rezerwacja Zasobów są kalendarze. Każdy z wcześniej określonych zasobów może posiadać własny kalendarz, można też używać jednego kalendarza do grupy zasobów. Ważne jest, żeby opisać w jakie dni, w jakich godzinach można korzystać z konkretnych zasobów. Połączenie tych wszystkich elementów w jedną całość pozwoli na podstawowe użytkowanie modułu Rezerwacja Zasobów. Rozwijając kolejne funkcje tego modułu można dodawać kolejne połączenia, na przykład z modułem Help Desk. Generując automatycznie polecenie pracy dla ekip sprzątających, nie będziemy musieli pamiętać, że po zakończonym spotkaniu, niektóre sale konferencyjne powinny być posprzątane. Albo, że należy dostarczyć specjalne, zarezerwowane urządzenie (np. sprzęt nagłaśniający), czy też polecenie pracy dla tłumacza. Wszystkie te dane powinny być odpowiednio przygotowane i wprowadzone do systemu w taki sposób, aby ich obsługa była jak najłatwiejsza dla końcowego użytkownika (jak najmniej swobodnego tekstu, intuicyjna nawigacja, ...).
Kolejnym modułem opartym na istniejących już danych może być „Real Estate / Property Management System". Często jest to niezależne oprogramowanie, bardzo rozbudowane i przeznaczone do zarządzania wieloma nieruchomościami. I w uzasadnionych przypadkach stosowanie takiego systemu jest wskazane. Ale można również zawrzeć minimum funkcjonalności takiego programu w specjalnym module CAFM. W przypadku wynajmowanych powierzchni, do opisu miejsca należy dodać informacje dotyczące warunków wynajmu. Opisując umowę wynajmu należy uwzględnić daty, okresy wypowiedzenia, metody przedłużania, ... Wszystkie te dane pozwolą na generowanie z odpowiednim wyprzedzeniem alertów i przypomnień dla odpowiednich działów wykonawcy usług Facility Management. Można również uwzględnić dane finansowe, czyli wysokość czynszu, sposoby spłat, waloryzację, ... Informacje o podatkach czy o ubezpieczeniach też mogą się tutaj znaleźć. Oczywiście stosowanie takiego modułu i jego zakres zależą od zakresu usług powierzonych przez zleceniodawcę.
System CAFM z modułami Help Desk i Rezerwacja Zasobów
Oprogramowanie typu CAFM można rozbudowywać o kolejne moduły. Może to być Zarządzanie Projektami, minimalistyczny system CMMS jako moduł CAFM, czy też moduł przeznaczony do raportowania. Ale można również stosować dedykowane, specjalistyczne oprogramowanie do konkretnych obszarów. Należy jednak pamiętać, aby wszystkie elementy takiego systemu oprogramowania były ze sobą spójne, mogły wymieniać informacje i współpracować.
W kolejnych artykułach omówimy drugą grupę oprogramowania. Będzie to kategoria CMMS (Computer Maintenance Management System), używana do technicznej obsługi obiektów.
