Specjalistyczne oprogramowanie informatyczne można dzisiaj spotkać prawie w każdej dziedzinie życia. Czy to w życiu prywatnym, czy to w zawodowym, trudno wyobrazić sobie codzienne funkcjonowanie bez używania programów informatycznych. Również w dziedzinie Facility Management można napotkać bardzo wiele programów wspomagających tę działalność. Ponieważ zakres usług FM jest bardzo szeroki (patrz artykuł na ten temat), więc i gama programów wspomagających te usługi jest również bardzo rozległa. Poczynając od uniwersalnych, komercyjnych programów z kategorii CAFM, poprzez te bardzo wyspecjalizowane, pokrywające tylko jedną, szczególną usługę, aż do programów realizowanych bezpośrednio dla firm, uwzględniających specyfikę wykonywanych usług. Poniżej tylko niepełna, krótka lista kategorii takich programów (skróty, które w większości przypadków są już powszechnie używane pochodzą z oryginalnej angielskiej wersji):
- CAFM – Computer Aided Facility Management
- BMS - Building Management System i SCADA - Supervisory Control and Data Acquisition
- EMS - Energy Management Software
- GIS / CAD - Geographical Information System / Computer Aided Drafting
- CMMS – Computer Maintenance Management System i EAM – Enterprise Assets Management
- PMS – Property Management System
- CM / PM – Construction Management / Project Management
- EM – Environmental Management (azbest, farby ołowiowe, produkty chemiczne, ...)
- ERP – Enterprise Resource Planning (Finance/Accounting, HR - Human Resources, PM - Project management, CRM - Customer Relationship Management, SCM - Supply Chain Management)
- CR / BC / DR – Crisis Management / Business Continuity / Disaster Recovery
Na początek zajmiemy się programami z kategorii CAFM, czyli Computer Aided Facility Management. Taki program powinien znaleźć się w samym centrum działalności, jest to przecież samo Facility Management wspomagane komputerowo. Na rynku znaleźć można kilka programów z tej kategorii. Każdy z nich ma budowę modułową, mniej lub bardziej rozbudowaną. A jaka powinna być minimalna zawartość takiego programu? Popatrzmy na rysunek poniżej:
Minimalny system CAFM
Powiedzieliśmy w poprzednich artykułach, że zakres usług Faclity Management dzieli się na dwie, podstawowe kategorie: usługi dla obiektu, czyli dla miejsca i usługi dla ludzi wewnątrz organizacji. Zatem to minimum, które powinien zawierać program CAFM, to właśnie opis miejsca i opis organizacji. W zależności od potrzeb opisy te mogą być mniej lub bardziej szczegółowe. W przypadku niewielkich obiektów, niewielkich organizacji, dane te mogą być wprowadzane ręcznie. Lepiej jednak, gdy program CAFM posiada możliwość synchronizacji danych z danymi zewnętrznymi. Ta funkcja jest bardzo przydatna w przypadku danych o ludziach i o organizacji. Najpewniejsze dane znajdują się w systemie kadrowo-płacowym (przecież na ich podstawie wypłacane są wynagrodzenia). Okresowa synchronizacja CAFM z systemem HRM (Human Resources Management) gwarantuje, że dane dotyczące użytkowników, którym dostarczane są usługi oraz ich struktura hierarchiczna będą zawsze aktualne.
Druga grupa danych to informacje o miejscu wykonywania usługi, czyli opis budynku, obiektu. I tutaj również można czerpać informacje ze źródeł zewnętrznych. Może to być dokumentacja powykonawcza budynku czy też obmiary geodety. Te dane są mniej dynamiczne, zmieniają się rzadziej. Tak więc okresowa synchronizacja nie jest tak konieczna. I tutaj również możemy mówić o strukturze hierarchicznej informacji, na przykład budynek-piętro-lokal. Natomiast w szczegółowych informacjach o lokalu warto zawrzeć takie, które pozwolą na łatwe i zgodne z normami ich grupowanie. Na przykład powierzchnie wynajęte, powierzchnie wspólne czy też przeznaczenie lokalu (biuro, laboratorium, korytarz, ...).
Te dwie grupy danych stanowią podstawę informacji w systemie CAFM. Na ich bazie można już zbudować pewne dodatkowe funkcjonalności. Wystarczy połączyć te dwie grupy razem, czyli przypisać do konkretnego lokalu konkretnego użytkownika, aby uzyskać raport o powierzchni wolnej i zajętej, albo o powierzchniach zajętych przez poszczególne działy czy departamenty. A jeśli dodamy do tego interfejs z systemem GIS (Geographical Information System), czyli z systemem, który w graficzny sposób prezentuje te dane, to otrzymamy to właśnie minimum systemu CAFM. Niektórzy edytorzy oprogramowania nazywają to minimum funkcjonalnością Facility Management, jednak CAFM powinno zawierać więcej.
A co to jest to „więcej"? Przeczytamy o tym w następnych artykułach.
