Ostatni IX Kongres Facility Management był okazją do ponownego zwrócenia uwagi na normę Facility Management. Zrobił to Stan Mitchell, „...chair of the British Standards Institute (BSI) FMW/1 facilities management committee, chairs the ISO TC 267 FM Committee...”. Stan to uznany ekspert w dziedzinie Facility Management, pracuje w tej branży już od 30 lat, ciągle śledząc najnowsze trendy. Jego pozycja w wymienionych wyżej organizacjach jest tego wymownym potwierdzeniem.
Warto więc powtórzyć jego opinie na temat normy Facility Management i uzupełnić je informacjami z naszego, polskiego rynku. Tym bardziej, że na polskim rynku mamy do czynienia z pełną dowolnością zastosowania terminu Facility Management, jego definicji oraz zawartości. Wystarczy popatrzeć na witryny internetowe firm oferujących takie usługi, aby zorientować się, że „Wspólny Język” w tej dziedzinie w zasadzie nie istnieje. No bo jak odnaleźć się w ofercie, kiedy widzimy usługi techniczne, utrzymania, infrastrukturalne, administracyjne, ekonomiczne, wsparcia biura, ... Przypisanie konkretnych usług wewnątrz każdej z tych kategorii też jest zupełnie dowolne. Taki chaos informacyjny nie przyczynia się do wzmocnienia prestiżu zawodu Facility Management.
A istnieje przecież narzędzie pozwalające na ujednolicenie tego języka, narzędzie którym mogą posługiwać się wszyscy, zarówno dostawcy jak i odbiorcy usług Facility Management. Tym narzędziem jest norma Facility Management, PN-EN 15221. Jej siedem rozdziałów mówi o wielu aspektach tej działalności, ale pierwsze części poświęcone są właśnie definicjom i klasyfikacji.
Zanim przypomnimy definicję Facility Management i zanim powiemy czym jest Facility Management, warto powtórzyć za Stanem Mitchellem czym nie jest. A więc Facility Management to nie jest pojedyncza usługa jak ochrona, sprzątanie czy konserwacja instalacji technicznych. Nie jest to również zarządzanie nieruchomością. Oczywiście Facility Management dotyczy nieruchomości, ale bardziej dokładne jest stwierdzenie, że FM dotyczy tego, jak nieruchomość powinna być używana dla ludzi i organizacji z niej korzystających.
Definicja z normy PN-EN 15221 brzmi następująco: „ ...integracja procesów w ramach organizacji, mająca na celu świadczenie i rozwój uzgodnionych usług, które wspierają i podnoszą efektywność podstawowej działalności organizacji...”. W przygotowywanej normie ISO można odnaleźć dwa dodatkowe aspekty. Po pierwsze, te uzgodnione usługi są realizowane w zurbanizowanym środowisku. A po drugie celem jest nie tylko poprawa efektywności, ale również jakości życia pracowników. Próbując uprościć te definicje można powiedzieć, że
Facility Management to świadczenie zintegrowanych usług pomocniczych dla organizacji tak, aby ta organizacja działała skuteczniej, a ludziom w niej pracującym żyło się lepiej.
Autorzy normy proponują również klasyfikacje usług wchodzących w skład FM. Warto się temu przyjrzeć, gdyż taka jednolita klasyfikacja pozwala wprowadzić taki „Wspólny Język”, którego dzisiaj na naszym rynku brakuje. Komunikacja między odbiorcą i dostawcą usług FM będzie ułatwiona, a samo FM umocni się jako zawód.
Usługi FM podzielone są na dwie podstawowe grupy: te dotyczące powierzchni i infrastruktury oraz te dotyczące ludzi i organizacji. Taki podział wydaje się logiczny, bo przecież do prowadzenia każdej działalności niezbędne jest to „...zurbanizowane środowisko...”, albo po prostu nieruchomość. Druga grupa dotyczy organizacji i ludzi w niej pracujących. Są w niej usługi, które zależą od potrzeb organizacji. Jest jeszcze trzecia grupa. Są to usługi centralne, czyli takie, które dotyczą zarówno nieruchomości jak i organizacji. Poniższy rysunek przedstawia te trzy grupy usług wraz ich zawartością.
Rys. 1 Podział usług FM
źródło: opracowanie własne autora na podstawie normy PN-EN 15221
Jak widać, zakres usług FM może być bardzo szeroki, a usługi te zorientowane są na organizację użytkującą nieruchomość. Przecież według definicji FM, dzięki usługom FM ta organizacja powinna działać skuteczniej, a ludziom w niej pracującym powinno żyć się lepiej. Jaki będzie zakres usług FM w konkretnym przypadku jest decyzją odbiorcy usług. To odbiorca usług definiuje ten zakres w zależności od potrzeb.
Specyfika polskiego rynku FM, na którym większość obiektów biurowych, handlowych i magazynowych jest wykorzystywana przez wielu najemców sprawia, że często odbiorcą usług FM jest zarządca budynku. Usługi FM świadczone są w takim przypadku dla potrzeb zarządcy, a pośrednio właściciela budynku. Potrzeby najemców zaspokajane są niejako „przy okazji”. Zakres takich usług jest często zredukowany do minimum, a FM jest postrzegane jako pojedyncza usługa lub zestaw kilku usług pomocniczych. Najczęściej są to usługi sprzątania, ochrony i minimalnej obsługi technicznej, tzw. „złotej rączki”. Często, a zwłaszcza w przetargach publicznych, jedynym kryterium wyboru dostawcy usług jest cena, im niższa, tym "lepiej" dla odbiorcy usług.
Oczywistym jest, że tak pojmowane Facility Management zawsze będzie kojarzone z bylejakością. A jest to zawód wymagający wielu umiejętności, często na bardzo wysokim poziomie. Przecież obsługa techniczna to nie tylko „specjalista od wszystkiego”, ale również specjalista od skomplikowanych systemów klimatyzacji i chłodzenia serwerowni, czy specjalista od zapasowych generatorów elektrycznych. To cała inżynieria techniczna prowadzona w celu efektywnego wykorzystania instalacji i urządzeń, to poszukiwanie sposobów oszczędności energii. A przecież ochrona to nie tylko pracownik dorabiający sobie na emeryturze, ale również działania zabezpieczające obiekt i ludzi w nim przebywających przed zagrożeniem terrorystycznym. To również skomplikowane systemy techniczne wspierające tę usługę. A przecież sprzątanie to nie tylko kilka pań z mopami, ale również wiedza o dopasowaniu środków chemicznych do czyszczonych powierzchni oraz umiejętność obsługi nieraz bardzo skomplikowanych maszyn czyszczących.
Warto mówić o FM, warto ukazywać korzyści płynące z tych usług, warto promować ten zawód. Dobrą metodą może być stosowanie przez wszystkich podobnego nazewnictwa, podobnych klasyfikacji. Oparcie się na normie FM może być ułatwieniem dla wszystkich.
